Box

Magazyn

Wyszukuj, organizuj i udostępniaj pliki w obszarze roboczym Box poprzez konwersację — Neotask używa OpenClaw do zarządzania treścią przedsiębiorstwa bez ręcznego nawigowania po drzewach folderów.

Co możesz zrobić

Wyszukiwanie plików i folderów

Przeszukuj całe przedsiębiorstwo Box pod kątem plików według nazwy, typu pliku lub zawartości pełnotekstowej. Neotask zasilany przez OpenClaw zwraca wyniki z bezpośrednimi linkami, dzięki czemu możesz od razu przejść do tego, czego potrzebujesz. Filtruj według właściciela, zakresu dat lub określonego zakresu folderu.

Organizacja treści

Twórz struktury folderów, przenoś pliki między folderami, kopiuj elementy i zmieniaj nazwy treści za pomocą języka naturalnego. Opisz, jak ma wyglądać struktura, a Neotask ją zbuduje, obsługując wielopoziomowe hierarchie bez konieczności poruszania się po interfejsie użytkownika.

Udostępnianie i uprawnienia

Generuj udostępnione linki z niestandardowymi poziomami dostępu (przeglądanie, pobieranie, edytowanie) i datami wygaśnięcia. Dodawaj lub usuwaj współpracowników w folderach, zmieniaj ich role i wyświetlaj listę osób, które obecnie mają dostęp do poufnych folderów. Neotask sprawia, że ​​sposób udostępniania jest widoczny i możliwy do zarządzania.

Metadane i wersjonowanie

Wyświetl listę wersji plików, przywróć poprzednią wersję i sprawdź, kiedy plik był ostatnio modyfikowany i przez kogo. Zastosuj szablony metadanych do plików lub folderów i zapytaj o zawartość według atrybutów metadanych.

Raportowanie obszaru roboczego

Zidentyfikuj największe foldery, znajdź pliki, do których nie używano danych od miesięcy, i wypisz elementy należące do byłych pracowników. Neotask pomaga Ci systematycznie kontrolować i porządkować pamięć Box.

Spróbuj zapytać

  • „Znajdź wszystkie pliki PDF zawierające słowo „umowa” zmodyfikowane w ciągu ostatnich 30 dni”
  • „Utwórz udostępniony link do talii tablicy Q4, który wygasa za 7 dni i umożliwia dostęp tylko do przeglądania”
  • „Wymień wszystkie osoby, które mają dostęp do edytora folderu Raporty finansowe”
  • „Przenieś wszystkie pliki z folderu Archiwum 2023 do folderu Archiwum całej firmy > 2023”
  • „Które foldery zajmują najwięcej miejsca na naszym koncie Box?”
  • „Pokaż mi wszystkie pliki należące do john.doe@company.com”
  • „Przywróć wersję talii strategii marketingowej z zeszłego wtorku”
  • „Dodaj sarah@company.com jako przeglądarkę w folderze Elementy dostarczane przez klienta”

    • Profesjonalne wskazówki

  • Używaj terminów wyszukiwania pełnotekstowego, gdy pamiętasz treść, ale nie nazwę pliku — Box indeksuje tekst treści dokumentu dla najpopularniejszych formatów.
  • Organizując pliki, opisz docelową strukturę w jednej wiadomości i pozwól Neotask obsłużyć wieloetapowe operacje przenoszenia.
  • Co kwartał kontroluj udostępnione linki — poproś Neotask o wyświetlenie listy wszystkich linków z „otwartym dostępem”, abyś mógł zaostrzyć uprawnienia do poufnych dokumentów.
  • W przypadku przepływów pracy związanych z odejściem z pracy wysyłaj zapytania do plików będących własnością odchodzącego pracownika i przekazuj własność zbiorczo, a nie plik po pliku.
  • Zapytania o szablony metadanych są przydatne w znajdowaniu wszystkich umów, faktur i zasobów projektu — najpierw skonfiguruj szablony, a następnie wykonaj zapytania za pomocą Neotask.
  • Przywracanie wersji jest najbezpieczniejsze, jeśli najpierw sprawdzisz, kto i kiedy zmodyfikował ten plik — Neotask może wyświetlić historię wersji przed przywróceniem.

    • Works Well With