Neotask automatise vos opérations Google Drive - Neotask recherche, organise et partage des fichiers pour que votre équipe trouve ce dont elle a besoin et maintienne le stockage propre sans entretien manuel.
Recherchez des fichiers dans tout votre Drive en langage naturel plutôt qu'en naviguant dans les arborescences de dossiers
Automatisez le partage de fichiers, la gestion des autorisations et l'organisation des dossiers par conversation
Planifiez le nettoyage du stockage, trouvez les fichiers orphelins et gérez l'accès aux fichiers d'équipe à grande échelle
Ce que vous pouvez faire
Google Drive stocke tout ce que votre entreprise produit. Neotask rend tout cela trouvable, organisé et correctement partagé.
Recherche intelligente de fichiers
Trouvez des fichiers en décrivant ce que vous cherchez en langage naturel. Recherchez par nom, contenu, type de fichier, propriétaire, date de modification ou statut de partage. Votre agent recherche dans tout votre Drive et vos Drives partagés.
Gestion des autorisations et du partage
Partagez des fichiers et dossiers avec des personnes ou groupes spécifiques, définissez les niveaux d'accès et générez des liens partageables. Auditez qui a accès aux documents sensibles et révoquez les autorisations qui ne devraient pas exister.
Organisation des fichiers
Déplacez des fichiers entre dossiers, créez des structures de dossiers pour de nouveaux projets, copiez des modèles et nettoyez les doublons. Votre agent gère l'organisation que personne n'a le temps de faire manuellement.
Entretien du stockage
Trouvez les gros fichiers qui consomment votre quota de stockage, identifiez les fichiers non consultés depuis des mois et nettoyez les documents orphelins d'anciens membres d'équipe.
Chaque action s'exécute de manière autonome ou nécessite votre approbation - c'est vous qui décidez.
Essayez de demander
"Trouver toutes les présentations partagées avec moi la semaine dernière sur le lancement du produit"
"Partager le tableur budget Q2 avec l'équipe finances comme éditeurs"
"Créer une structure de dossiers pour le Projet Alpha : sous-dossiers Design, Ingénierie, Marketing et Juridique"
"Quels sont les 10 plus grands fichiers de mon Drive et quand ont-ils été consultés pour la dernière fois ?"
"Déplacer tous les fichiers du dossier 'Anciennes propositions' vers l'archive"
"Qui a accès au dossier 'Confidentiel - Documents du conseil' ?"
"Copier le dossier modèle de projet et le renommer pour la planification Q3"
Conseils d'expert
Planifiez des audits de stockage mensuels comme automatisations pour éviter les surprises de quota et nettoyer les fichiers dont personne n'a besoin.
Effectuez des audits d'autorisations sur les dossiers sensibles chaque trimestre pour vous assurer que seuls les membres actuels de l'équipe ont accès.
Combinez la recherche Drive avec des opérations sur Docs ou Sheets : trouvez un document, puis modifiez-le ou exportez-le dans un seul flux de travail.
Créez des structures de dossiers standardisées pour les nouveaux projets via des modèles pour que chaque projet commence organisé.
Associez le nettoyage Drive à votre processus d'offboarding pour transférer automatiquement la propriété des fichiers des employés qui partent.
Utilisez des filtres de type de fichier dans les recherches pour trouver rapidement des formats de documents spécifiques dans des structures de dossiers profondément imbriquées.
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